SIA “RECK” iekšējā trauksmes celšanas politika

  1. IEVADS

1.1. Vispārīgi

Iekšējā trauksmes celšana ir labas korporatīvās pārvaldības rīks, kas veicina jebkuras organizācijas ilgtspēju, tās darbības caurskatāmību un uzticamību. Iekšējā trauksmes celšana veicina gan darbinieku, gan investoru, gan arī sadarbības partneru uzticību. Iekšējā trauksmes celšanas sistēma palīdz organizācijai veidot atklātībā un neiecietībā pret pārkāpumiem balstītu iekšējo kultūru.

Iekšējā trauksmes celšanas sistēmas būtība – ikviens organizācijā nodarbinātais var informēt par kādu iespējamu, sabiedrībai būtiskas intereses skarošu pārkāpumu SIA “RECK” darbībā, lai to laikus novērstu, pirms apdraudēta SIA “RECK” reputācija, tai radušies zaudējumi vai tiek iesaistītas kompetentās valsts institūcijas.

Izmantojot ziņošanai iekšējo trauksmes celšanas sistēmu, ziņojums nonāk vistuvāk “problēmas cēlonim” un paustās bažas var operatīvi izvērtēt, kā arī novērst iespējamo pārkāpumu vai identificēt sistemātiska rakstura trūkumus.

Trauksmes politika parasti ir vērsta uz to, lai personāla locekļiem būtu vieglāk ziņot par pārkāpumiem godprātīgi, nebaidoties, ka viņu rīcībai var būt nelabvēlīgas sekas. Tas ir vērsts uz to, lai veicinātu organizācijas pārredzamību un atbalstītu tās sistēmu to darbību apkarošanai, kas varētu kaitēt tās darbībai un reputācijai. Lai aizsargātu SIA “RECK” integritāti un reputāciju, ir aktīvi jāatbalsta visi SIA “RECK” darbinieki, kuri ziņo par gadījumiem, kad ir aizdomas par krāpšanu, korupciju, slepenu vienošanos un piespiešanu, kā arī citi nopietni SIA “RECK” spēkā esošo noteikumu un politikas pārkāpumi. Arī darbiniekiem ir jāsadarbojas šādu incidentu izmeklēšanā. Izveidojot uzticības vidi un maksimālu aizsardzību saviem darbiniekiem, SIA “RECK” vēlas mudināt tos sadarboties pilnībā. Tas ievieš pasākumus, kas nodrošinās, ka darbinieki, kas ziņo par pārkāpumiem godprātīgi, nodrošina vislielāko konfidencialitāti un vislielāko iespējamo un visefektīvāko aizsardzību pret jebkādām atriebībām vai atriebībām, neatkarīgi no tā, vai tie ir reāli vai apdraudēti.

Trauksmes celšanas normatīvais pamats: Eiropas Parlamenta un Padomes direktīva 2018/0106 (COD) un Trauksmes celšanas likums.

Personai ir jāatceras, ka iepazīšanas ar iekšējo trauksmes celšanas sistēmu neizslēdz tās pienākumus iepazīties ar trauksmes celšanas regulējumu normatīvajos aktos

1.2. Pamatprincipi

Trauksmes celšanas veicināšana. SIA “RECK” atbalsta un veicina godprātīgu trauksmes celšanu par iespējamiem pārkāpumiem tās darbībā, nevis attur no tās.

Trauksmes cēlēja identitātes neizpaušana. Trauksmes cēlējs var justies droši – SIA “RECK” neizpauž ziņas par to, kurš ir cēlis trauksmi par pārkāpumiem. Trauksmes cēlējam ir tiesības veidot anonīmu ziņojumu, taču šādā gadījumā nebūs iespējams nodrošināt normatīvajos aktos un šajā politikā paredzēto tiesisko aizsardzību.

Godprātīga un atbildīga ziņošana. Trauksmes cēlējs godprātīgi ziņo par iespējamiem pārkāpumiem, neuzņemoties atbildību par sniegtās informācijas patiesumu, tomēr atbildīgi izvērtē, cik tā ir patiesa un uzticama.

Neiecietība pret represijām un aizsardzība. Organizācija nepieļauj, ka darbiniekam, kurš cēlis trauksmi, tā dēļ jācieš no represijām vai nosodošas attieksmes.

Pieejama kārtība. Ir viegli pieejama un saprotama kārtība, kādā celt trauksmi šajā organizācijā. Tā ietver skaidrojumu, kādos gadījumos celt trauksmi iekšēji, bet kādos – ārēji.

Ziņojumu izvērtēšana. Trauksmes cēlēju ziņojumi tiek reģistrēti un rūpīgi un atbildīgi izvērtēti. Atklājot pārkāpumu, seko atbilstoša rīcība.

Līdzdalība. Iekšējā trauksmes celšanas sistēma – jauns rīks, kas veicinās ikviena iesaisti savas organizācijas darbībā un attīstībā.

Atgriezeniskā saite. Trauksmes cēlējs saņem apstiprinājumu un informāciju par ziņojuma izskatīšanas gaitu.

Samērīgums. Iekšējo trauksmes celšanas sistēmu veido atbilstoši organizācijas lielumam un darbības specifikai, tostarp iespējamiem riskiem.

Labāka korporatīvā pārvaldība. Iekšējā trauksmes celšanas sistēma ir organizācijas pārvaldības un iekšējās kontroles rīks, kas palīdz tai laikus novērst pārkāpumus.

  1. TRAUKSMES CELŠANA

2.1. Kas ir trauksmes celšana?

Atbilstoši Trauksmes celšanas likumam trauksmes cēlējs ir fiziskā persona, kura sniedz informāciju par iespējamu pārkāpumu, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja persona šo informāciju uzskata par patiesu un tā gūta, veicot darba pienākumus vai dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu.

  1. “.. gūta, veicot darba pienākumus” – tas nozīmē, ka trauksmes cēlējs sniedz informāciju, kuru guvis darbā saistībā ar darba pienākumu pildīšanu, saistībā ar iecerētā darba izpildi vai par darbu pēc tā paveikšanas. Trauksmes cēlējs ziņo par kādu rīcību, kuru novēro, “esot iekšienē”. Trauksmes cēlējs informācijai par pārkāpumu piekļūst, pildot darba pienākumus (viņam lielākajā daļā gadījumu būs profesionālas zināšanas/izpratne, kas ļaus saprast, ka notiekošais var radīt kaitējumu), vai citu apstākļu dēļ viņam, esot organizācijā, ir iespēja novērot aizdomīgas darbības
  2. “.. informāciju uzskata par patiesu un ziņojumu par pamatotu” – tas nozīmē, ka trauksmes cēlējs atbildīgi un godprātīgi izvērtē informāciju, kuru tas norādīs ziņojumā, un, cik iespējams, pārliecinās, ka sniegtā informācija ir patiesa un pamatota.

Tas ietver šādus būtiskus nosacījumus:

  • Laba ticība – trauksmes cēlējs neuzņemas atbildību par sniegtās informācijas patiesumu, bet tam ir atbildīgi jāizvērtē sniegtā informācija. Trauksmes cēlējam savā ziņojumā sniedz informāciju labā ticībā, godprātīgi (tiesību princips ir nostiprināts Latvijas Civillikuma 1.pantā).
  • Personai piešķirtā vārda brīvības tiesība sev līdzi nes pienākumus un atbildību, un persona, kas izlemj publiskot informāciju, cik tas ir iespējams, uzmanīgi pārbauda, ka tā ir patiesa un uzticama (atziņa no Eiropas Cilvēktiesību tiesas sprieduma lietā “Heinisch vs Germany”).
  • Trauksmes cēlējam jābūt pamatam uzskatīt, ak sniegtā informācija ir patiesa.
  • Godīgums – bez krāpšanās vai mānīšanās. Tas nenozīmē, ka indivīdam ir taisnība vai ka tam nekāda cita motīva. Tikai trauksmes cēlējs, kas zina, ka viņa sniegtā informācija ir nepatiesa vai melīga, var zaudēt Trauksmes celšanas likumā paredzēto aizsardzību. Ja trauksmes cēlēja ziņojumā apzināti sniegta nepatiesa (melīga) informācija, tad tā nav trauksmes celšana un šādai personai nepiešķir nekādas aizsardzības garantijas.

Trauksmes cēlējs var neapzināti kļūdīties – pastāv iespēja, ka pārbaudes rezultātā pārkāpums netiek atklāts.

Apzināti nepatiesu (melīgu) ziņu sniegšana nav trauksmes celšana un par to var saukt pie normatīvajos aktos noteiktās atbildības.

  1. “.. par iespējamu pārkāpumu” – tas nozīmē, ka pārkāpums, iespējams, ir noticis, notiek vai var notikt. Trauksmes cēlējs pauž savas bažas, aizdomas, taču uz viņu negulstas visu pierādījumu iegūšanas slogs. Savukārt “pārkāpums” likuma izpratnē ir tiesību normu pārkāpums, saistošu ētikas vai profesionālo normu pārkāpums.
  2. “.. var kaitēt sabiedrības interesēm” – tas nozīmē, ka trauksmes celšanas mērķis ir novērst draudus sabiedrībai un informēt par kādu sabiedrības interešu apdraudējumu, proti, tādu organizācijas rīcību, kuras rezultātā var tikt apdraudēta kāda sabiedrības daļa vai kādas sabiedrībai būtiskas intereses.

2.2. Personas, kas var izmantot trauksmes celšanas tiesības – trauksmes cēlējs

Pirmkārt, Iekšējā trauksmes celšanas sistēma ir paredzēta SIA “RECK” darbiniekiem – lai tiem, kas ikdienā strādā SIA “RECK”, būtu iespēja sniegt informāciju par iespējamiem pārkāpumiem, kurus viņi novēro, veicot savu darbu.

Otrkārt, Iekšējā trauksmes celšanas sistēma paredzēta arī personām, kuras organizācija nodarbina (piemēram, uz uzņēmuma līguma pamata) vai kuras organizācija nolīgusi, lai tai sniegtu pakalpojumu vai veiktu tās labā darbu, jo arī šīs personas darba ietvaros var novērot kādu pārkāpumu organizācijas darbībā.

Treškārt, izmantojot iekšējo trauksmes celšanas sistēmu, par šajā organizācijā darba kontekstā novērotiem pārkāpumiem var ziņot organizācijas dalībnieki/akcionāri (SIA “RECK” gadījumā tie būs tikai dalībnieki) un personas, kuras vada vai pārrauga organizācijas darbību.

Ceturtkārt, brīvprātīgā darba veicēji var izmantot iekšējo trauksmes celšanas sistēmu.

Piektkārt, par iespējamu pārkāpumu var ziņot fiziskās personas, kas ar organizāciju dibina tiesiskās attiecības (piemēram, kandidāts darba intervijā, pakalpojumu sniedzējs pirms līguma slēgšanas procesā) vai ir tās pārtraukušas.

Trauksmes cēlējam ir jāatceras, ka individuāls aizskārums nav ziņošanas priekšmets:

  • Apzināti nepatiesu ziņu sniegšana, valsts noslēpumu saturošas informācijas izpaušana un ziņošana tikai personīgu interešu aizskārumu nav uzskatāma par trauksmes celšanu
  • Ziņojums par personīgu interešu aizskārumu nav trauksmes celšana (piem., darbiniekam ir strīds ar darba vadītāju vai viņš nav apmierināts ar saviem darba nosacījumiem un par to ziņo – tā nebūs trauksmes celšana)

2.3. Par ko var celt trauksmi?

Atbilstoši trauksmes celšanas būtībai un Trauksmes celšanas likumam, attiecībā uz SIA “RECK” un tās darbību, trauksmi var celt šādos gadījumos:

  • amatpersonu bezdarbību, nolaidību vai dienesta stāvokļa ļaunprātīgu izmantošanu;
  • jebkāda veida finanšu vai ne finanšu ļaunprātīga darbība (piemēram, krāpšana, korupcija, kukuļošana, zādzība)
  • vardarbība, varas ļaunprātīga izmantošana, neatbilstoša pārstāvība
  • normatīvo aktu neievērošana
  • diskriminācija dzimuma, rases, invaliditātes dēļ
  • informācijas slēpšana par kādu no pārkāpumiem
  • izvairīšanos no nodokļu samaksas;
  • sabiedrības veselības apdraudējumu;
  • būvniecības drošības apdraudējumu;
  • vides drošības apdraudējumu;
  • darba drošības apdraudējumu;
  • sabiedriskās kārtības apdraudējumu;
  • cilvēktiesību pārkāpumu;
  • pārkāpumu publisko iepirkumu jomā;
  • konkurences tiesību pārkāpumu

2.4. Anonīms ziņojums

Trauksmes celšanas likums neparedz anonīma ziņojuma iesniegšanu un šāda ziņojuma iesniedzējiem netiek nodrošināta likumā paredzētā aizsardzība. Ziņojumā norādīt ziņas par trauksmes cēlēju ir nepieciešamas, lai nodrošinātu vienu no pamatprincipiem – atgriezenisko saiti. Tāpat trauksmes cēlēja identitāti ir nepieciešams zināt, lai nodrošinātu likumā paredzētās aizsardzības garantijas (būtu zināms, kura persona jāaizsargā).

Ja persona iesniegs anonīmu ziņojumu, tad SIA “RECK” uzzinās par iespējamiem pārkāpumiem, taču personai aizsardzības garantijas netiks piešķirtas.

2.5. Trauksmes cēlēja identitāte un aizsardzība

SIA “RECK” vai jebkurai cita vietai, kurā trauksmes cēlējs ir vērsies par pārkāpumu, ir aizliegts trauksmes cēlējam un viņa radiniekiem radīt jebkādas nelabvēlīgas sekas (represijas) trauksmes celšanas dēļ, ja trauksme ir celta saskaņā ar Trauksmes celšanas likuma 4.pantu.

Trauksmes celšanas likums 10.pantā paredz šādas aizsardzības garantijas:

  • Identitātes aizsardzība;
  • Aizsardzība pret trauksmes celšanas dēļ radītām nelabvēlīgām sekām;
  • Valsts nodrošināta juridiskā palīdzība (valsts nodrošināto juridisko palīdzību trauksmes cēlējam pēc viņa lūguma sniedz saskaņā ar Valsts nodrošinātās juridiskās palīdzības likumā noteikto, pamatojoties uz trauksmes cēlēja iesniegtajiem dokumentiem, kā arī, ja nepieciešams, no trauksmes cēlēju kontaktpunkta saņemto atzinumu un nevērtējot personas īpašuma stāvokli un ienākumu līmeni) ;
  • Atbrīvošana no tiesāšanās izdevumu samaksas civilprocesā un valsts nodevas administratīvajā procesā tiesā;
  • Pagaidu aizsardzība civilprocesā un administratīvajā procesā tiesā;
  • Atbrīvošana no juridiskās atbildības;
  • Atbilstošs atlīdzinājums par zaudējumiem vai personisko kaitējumu, arī morālo kaitējumu;
  • Konsultācijas par savu tiesisko aizsardzību;

SIA “RECK” vajadzības gadījumā var piemērot arī citus aizsardzības pasākumus, kas nav noteikti likumā.

Saņemot trauksmes cēlēja ziņojumu, tas tiek reģistrēts atsevišķi (norādot reģistrācijas numuru un identifikācijas numuru), iesniedzēja personas dati tiek pseidonimizēti (šifrēti). Kā arī trauksmes cēlēja ziņojumam un tam pievienotajiem materiāliem ir ierobežotas pieejamības informācijas statuss. Parastā kārtībā trauksmes cēlēja ziņojumi tiek glabāti pie biroja vadītājas. Ja ziņojums ir iesniegts papīra veidā, tad tie tiek turēti atsevišķā mapē, noslēgtā telpā. Ja ziņojums ir iesniegts elektroniski, tad tas atrodas biroja vadītājas datorā, atsevišķā mapē, ar piekļuvi tikai biroja vadītājai. Trauksmes cēlēja personas datus var nodot tikai personām (institūcijām), kurām tie nepieciešami trauksmes cēlēja ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai trauksmes cēlēja vai viņa radinieku aizsardzībai.

  1. TRAUKSMES CĒLĒJU ZIŅOJUMU IESNIEGŠANA UN IZSKATĪŠANA

3.1. Kā var iesniegt trauksmes cēlēja ziņojumu?

Trauksmes cēlējs, izmantojot iekšējo trauksmes celšanas sistēmu, ziņojumu par pārkāpumu var iesniegt šādos veidos:

  • Aizpildot trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapu, parakstot to ar roku un nododot to veidlapā norādītajai personai;
  • Aizpildot trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapu nosūtot uz veidlapā norādītās personas e-pasta adresi, izmantojot drošu elektronisko parakstu;
  • Sniedzot informāciju mutvārdos biroja vadītājai, kas attiecīgi tiek piefiksēta rakstveidā;

Trauksmes cēlējs, aizpildot ziņojuma veidlapu, norāda skaidru un pārdomātu informāciju, obligāti ietverot:

  • trauksmes cēlēja identitāte;
  • pārkāpuma aprakstu, minot konkrētus faktus;
  • informāciju par fiziskajām vai juridiskajām personām, par kurām ir pamats uzskatīt, ka tās iesaistītas šā pārkāpuma izdarīšanā;
  • veids kā informācija iegūta – veicot darba pienākumus vai dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu;
  • vai par šo pārkāpumu jau ir ziņots iepriekš.

Svarīgi sniegt pēc iespējas detalizētāku informāciju un norādīt faktus un personu vārdus. Tāpat būtiski ir pievienot dokumentu kopijas, kas ir personas rīcībā. Var pievienot arī citus pierādījumus (piemēram, fotogrāfija, e-pasta sarakstes kopijas), ja tādi ir personas rīcībā un var palīdzēt reaģēt uz pārkāpumu.

Atbilstoši Trauksmes celšanas likuma 4.pantam personai nav liegts ar trauksmes cēlēja ziņojumu vērsties:

  • Valsts kancelejā, izmantojot trauksmes cēlēju kontaktpunktu (trauksmescelejs.lv) vai biedrības vai nodibinājuma, tostarp arodbiedrības vai šo apvienības starpniecību;
  • vēršoties kompetentajā institūcijā.

Personai nav liegts arī trauksmi celt, sniedzot informāciju publiski, taču tādā gadījumā ir jāievēro Trauksmes celšanas likuma 4.panta 2.daļas prasības.

3.2. Trauksmes cēlēju ziņojumu izskatīšana

Atbildīgā persona ziņojumu saņemšanu un izskatīšanu (SIA “RECK” trauksmes celšanas kontaktpersona) ir SIA “RECK” biroja vadītāja, vajadzības gadījumā konsultējoties ar SIA “RECK” valdi un/vai administratīvo vadītāju. SIA “RECK” nodrošina biroja vadītājai tādu pašu tiesisko aizsardzību kā trauksmes cēlējiem. Biroja vadītāja nepieciešamības gadījumā var konsultēties arī ar Valsts kanceleju vai kompetentajām institūcijām.

Personas, kuras var izskatīt trauksmes cēlēja ziņojumu atsakās no ziņojuma izskatīšanas interešu konflikta dēļ.

Septiņu dienu laikā tiek izvērtēta ziņojuma pirmšķietama atbilstība likumā noteiktajām trauksmes celšanas pazīmēm un pieņemts lēmums par ziņojuma atzīšanu par trauksmes cēlēja ziņojumu.

Trīs dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas tiek informēts ziņojuma iesniedzējs.

Trīs mēnešu laikā ziņojuma iesniedzējs tiek informēts par to kā viņa ziņojums ir izskatīts pēc būtības.

Ziņojuma izvērtēšanas galvenie procesi:

  1. Vispārīgā ziņojuma izpēte (tiek pārbaudīts iesniedzējs un, vai visas ziņojuma veidlapas ailes ir aizpildītas );
  2. Pārkāpuma izpēte (tiek veikta izpēte par pārkāpumu, tā būtību, ietekmi uz SIA “RECK” un vispārējām sabiedrības interesēm un pārkāpuma sekām);
  3. Rīcības izvēle pēc ziņojuma izpētes (tiek izvēlēta piemērotākā rīcība pārkāpuma gadījumā);
  4. Gala rezultāta paziņošana ziņojuma iesniedzējam.

Trauksmes cēlēja ziņojumu izskata rūpīgi un atbildīgi. SIA “RECK” rīcība pēc ziņojuma izpētes tiek noteikta individuāli.