Interne Whistleblowing-Politik von SIA “RECK”

EINFÜHRUNG

1.1. Allgemein

Internes Whistleblowing ist ein Instrument der guten Unternehmensführung, das die Nachhaltigkeit, Transparenz und Zuverlässigkeit jeder Organisation fördert. Internes Whistleblowing fördert das Vertrauen von Mitarbeitern, Investoren und Kooperationspartnern. Ein internes Whistleblowing-System hilft einer Organisation, eine interne Kultur aufzubauen, die auf Offenheit und Nulltoleranz gegenüber Verstößen beruht.

Das Wesen des internen Whistleblowing-Systems besteht darin, dass jeder Mitarbeiter der Organisation über mögliche Verstöße gegen die Interessen der Gesellschaft im Rahmen der Aktivitäten von SIA „RECK“ informieren kann, um diese rechtzeitig zu verhindern, bevor der Ruf von SIA „RECK“ gefährdet wird, Verluste entstehen oder die zuständigen staatlichen Institutionen eingeschaltet werden.

Durch die Nutzung des internen Whistleblowing-Systems gelangt die Meldung möglichst nah an die „Ursache des Problems“, sodass die geäußerten Bedenken umgehend geprüft und mögliche Verstöße behoben oder systematische Mängel identifiziert werden können.

Eine Whistleblowing-Politik soll es den Mitarbeitern im Allgemeinen erleichtern, Verstöße in gutem Glauben zu melden, ohne nachteilige Konsequenzen für ihr Handeln befürchten zu müssen. Sie soll die Transparenz der Organisation fördern und ihr System zur Bekämpfung von Aktivitäten unterstützen, die ihrer Tätigkeit und ihrem Ruf schaden könnten. Um die Integrität und den Ruf von SIA „RECK“ zu schützen, müssen alle Mitarbeiter von SIA „RECK“, die Verdachtsfälle von Betrug, Korruption, heimlichen Absprachen und Nötigung sowie andere schwerwiegende Verstöße gegen die geltenden Regeln und Richtlinien von SIA „RECK“ melden, aktiv unterstützt werden. Die Mitarbeiter müssen auch bei der Untersuchung solcher Vorfälle kooperieren. Durch die Schaffung eines vertrauensvollen Umfelds und eines maximalen Schutzes für die Mitarbeiter möchte SIA „RECK“ diese zu einer umfassenden Zusammenarbeit ermutigen. Sie führt Maßnahmen ein, die sicherstellen, dass Mitarbeiter, die in gutem Glauben Verstöße melden, ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und den größtmöglichen und wirksamsten Schutz vor tatsächlichen oder angedrohten Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien genießen.

Rechtliche Grundlage für Whistleblowing: Richtlinie 2018/0106 des Europäischen Parlaments und des Rates (COD) und das Whistleblowing-Gesetz.

Eine Person muss daran denken, dass die Vertrautheit mit dem internen Whistleblowing-System nicht ihre Verpflichtung ausschließt, sich mit den Whistleblowing-Vorschriften in den Rechtsakten vertraut zu machen.

1.2. Grundprinzipien

Förderung von Whistleblowing. SIA „RECK“ unterstützt und ermutigt, anstatt zu entmutigen, das ehrliche Ansprechen von Whistleblowing über mögliche Verstöße in ihren Betrieben.

Nichtoffenlegung der Identität des Hinweisgebers. Der Whistleblower kann sich sicher fühlen – SIA „RECK“ gibt keine Informationen darüber preis, wer einen Hinweis auf Verstöße gegeben hat. Der Hinweisgeber hat das Recht, einen anonymen Bericht zu verfassen, aber in einem solchen Fall ist es nicht möglich, den in den Rechtsvorschriften und dieser Politik vorgesehenen Rechtsschutz zu gewährleisten.

Ehrliche und verantwortungsvolle Meldung. Der Whistleblower meldet potenzielle Verstöße in gutem Glauben, ohne die Verantwortung für den Wahrheitsgehalt der übermittelten Informationen zu übernehmen, sondern bewertet verantwortungsbewusst deren Wahrheitsgehalt und Zuverlässigkeit.

Null Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen und Schutz. Die Organisation lässt nicht zu, dass ein Mitarbeiter, der Alarm ausgelöst hat, dafür Vergeltungsmaßnahmen ergreift oder verurteilt wird.

Zugängliches Verfahren. Es gibt ein leicht zugängliches und verständliches Verfahren, um in dieser Organisation Alarm zu lösen. Es enthält eine Erklärung, wann ein Anliegen intern und wann extern vorgebracht werden kann.

Auswertung der Meldungen. Whistleblower-Meldungen werden sorgfältig und verantwortungsbewusst erfasst und ausgewertet. Wenn ein Verstoß festgestellt wird, werden angemessene Maßnahmen ergriffen.

Beteiligung. Das interne Whistleblowing-System ist ein neues Instrument, das jeden dazu ermutigt, sich an der Arbeit und der Entwicklung seiner Organisation zu beteiligen.

Rückmeldung: Der Whistleblower erhält eine Bestätigung und Informationen über den Fortschritt der Meldung.

Verhältnismäßigkeit: Das interne System für die Meldung von Missständen ist entsprechend der Größe der Organisation und den Besonderheiten ihrer Tätigkeit, einschließlich potenzieller Risiken, zu gestalten.

Bessere Unternehmensführung. Ein internes Whistleblowing-System ist ein Management- und internes Kontrollinstrument einer Organisation, das ihr hilft, Verstöße rechtzeitig zu verhindern.

ALARM AUSLÖSEN

2.1. Was ist Whistleblowing?

Nach dem Whistleblower-Gesetz ist ein Whistleblower eine natürliche Person, die Information über einen möglichen Verstoß, der den Interessen der Gesellschaft schaden könnte, zur Verfügung stellt, wenn die Person glaubt, dass diese Information wahr ist und sie bei der Ausübung von Arbeitspflichten oder bei der Begründung von Rechtsverhältnissen im Zusammenhang mit der Ausübung von Arbeitspflichten erhalten wurde.

„…sie bei der Ausübung von Arbeitspflichten (…) erhalten wurde“ – das bedeutet, dass der Hinweisgeber Informationen liefert, die er bei der Arbeit im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Arbeitspflichten, im Zusammenhang mit der Ausübung seiner beabsichtigten Arbeit oder über seine Arbeit nach deren Abschluss erhalten hat. Der Whistleblower meldet eine Handlung, die er „intern“ beobachtet hat. Der Hinweisgeber erhält Informationen über den Verstoß im Rahmen seiner Arbeitspflichten (in den meisten Fällen verfügt er über berufliche Kenntnisse/Verständnisse, die es ihm ermöglichen zu verstehen, dass das, was geschieht, Schaden anrichten kann), oder er hat aufgrund anderer Umstände die Möglichkeit, verdächtige Aktivitäten zu beobachten, während er in der Organisation ist.
„… die Information wahr ist und die Meldung begründet ist“ – das bedeutet, dass der Hinweisgeber die Informationen, die er oder sie in der Meldung liefert, verantwortungsbewusst und ehrlich bewertet und so weit wie möglich sicherstellt, dass die gelieferten Informationen wahr und begründet sind.

Dazu gehören die folgenden wesentlichen Bedingungen:

Guter Glaube – der Whistleblower übernimmt keine Verantwortung für den Wahrheitsgehalt der übermittelten Informationen, sondern muss die übermittelten Informationen verantwortungsbewusst bewerten. Der Whistleblower muss die Informationen in seiner Meldung in gutem Glauben bereitstellen (dieser Rechtsgrundsatz ist in Artikel 1 des lettischen Zivilgesetzbuches verankert).
Das Recht auf freie Meinungsäußerung, das einer Person gewährt wird, bringt Pflichten und Verantwortung mit sich, und eine Person, die beschließt, Informationen zu veröffentlichen, sollte so weit wie möglich sorgfältig prüfen, ob diese wahr und zuverlässig sind (eine Lehre aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte im Fall „Heinisch gegen Deutschland“).
Der Whistleblower muss Grund zu der Annahme haben, dass die von ihm gelieferten Informationen wahr sind.
Ehrlichkeit – ohne Betrug oder Täuschung. Dies bedeutet nicht, dass der Einzelne Recht hat oder dass er keine anderen Motive hat. Nur ein Whistleblower, der weiß, dass die von ihm gelieferten Informationen falsch oder unwahr sind, kann den durch das Whistleblower-Gesetz gewährten Schutz verlieren. Wenn die Meldung des Whistleblowers absichtsvoll falsche (unwahre) Informationen enthält, handelt es sich nicht um Whistleblowing, und einer solchen Person werden keine Schutzgarantien gewährt.

Der Whistleblower könnte unwissentlich einen Fehler machen – es besteht die Möglichkeit, dass der Verstoß durch die Inspektion nicht aufgedeckt wird.

Die Bereitstellung wissentlich falscher (unwahrer) Informationen gilt nicht als Whistleblowing und kann die in den Rechtsvorschriften festgelegte Haftung nach sich ziehen.

„… über einen möglichen Verstoß“ – dies bedeutet, dass ein Verstoß wahrscheinlich stattgefunden hat, stattfindet oder stattfinden könnte. Der Whistleblower äußert seine Bedenken, seinen Verdacht, aber er trägt nicht die Last, alle Beweise zu beschaffen. Ein „Verstoß“ im Sinne des Gesetzes wiederum ist ein Verstoß gegen Rechtsnormen, ein Verstoß gegen verbindliche ethische oder berufliche Normen.
„… kann dem öffentlichen Interesse schaden“ – das bedeutet, dass der Zweck von Whistleblowing darin besteht, Gefahren für die Öffentlichkeit zu verhindern und über eine Bedrohung des öffentlichen Interesses zu informieren, d. h. über die Handlungen einer Organisation, die einen Teil der Öffentlichkeit oder einige für die Gesellschaft wesentliche Interessen gefährden können.

2.2. Personen, die das Recht auf Whistleblowing ausüben können – Whistleblower

Erstens richtet sich das interne Whistleblowing-System an die Mitarbeiter von SIA „RECK“ – damit diejenigen, die täglich bei SIA „RECK“ arbeiten, die Möglichkeit haben, Hinweise auf mögliche Verstöße zu geben, die sie bei der Ausübung ihrer Tätigkeit beobachten.

Zweitens richtet sich das interne Whistleblowing-System auch an Personen, die bei der Organisation angestellt sind (z. B. auf der Grundlage eines Unternehmensvertrags) oder die von der Organisation beauftragt wurden, eine Dienstleistung zu erbringen oder Arbeiten für sie auszuführen, da auch diese Personen im Rahmen ihrer Arbeit einen Verstoß im Betrieb der Organisation beobachten können.

Drittens können im Rahmen des internen Whistleblowing-Systems Verstöße, die im Zusammenhang mit der Arbeit in dieser Organisation beobachtet werden, von Mitgliedern/Aktienhaltern der Organisation (im Falle der SIA „RECK“ sind dies nur Mitglieder) und Personen, die die Aktivitäten der Organisation leiten oder beaufsichtigen, gemeldet werden.

Viertens können Freiwillige ein internes System zur Meldung von Missständen nutzen.

Fünftens kann ein potenzieller Verstoß von Personen gemeldet werden, die eine rechtliche Beziehung zu der Organisation aufbauen (z. B. ein Bewerber in einem Vorstellungsgespräch, ein Dienstleister im vorvertraglichen Verfahren) oder diese bereits beendet haben.

Der Whistleblower muss bedenken, dass individuelle Belästigungen nicht Gegenstand der Meldung sind:

Die absichtliche Weitergabe falscher Informationen, die Weitergabe von Informationen, die Staatsgeheimnisse enthalten, und die Meldung von Verstößen, die nur persönliche Interessen betreffen, gelten nicht als Whistleblowing
Die Meldung eines Verstoßes gegen persönliche Interessen ist kein Whistleblowing (z. B. ein Mitarbeiter hat einen Streit mit einem Vorgesetzten oder ist mit seinen Arbeitsbedingungen unzufrieden und meldet dies – dies ist kein Whistleblowing)

2.3. Was kann gemeldet werden?

In Übereinstimmung mit der Art des Whistleblowings und dem Whistleblowing-Gesetz kann in Bezug auf die SIA „RECK“ und ihre Aktivitäten in den folgenden Fällen ein Whistleblowing eingereicht werden:

Untätigkeit, Fahrlässigkeit oder Missbrauch einer Dienststellung durch Beamte;
Jede Art von finanziellem oder nicht finanziellem Fehlverhalten (z. B. Betrug, Korruption, Bestechung, Diebstahl);
Gewalt, Machtmissbrauch, unzureichende Vertretung;
Nichteinhaltung von Rechtsvorschriften;
Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Ethnie, Behinderung;
Verschweigen von Informationen über einen der Verstöße;
Steuerhinterziehung;
Bedrohung der öffentlichen Gesundheit;
Sicherheitsrisiken beim Bau;
Bedrohungen der Umweltsicherheit;
Gefahren für die Sicherheit am Arbeitsplatz;
Bedrohung der öffentlichen Ordnung;
Menschenrechtsverletzungen;
Unregelmäßigkeiten im Bereich des öffentlichen Auftragswesens;
Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht.

2.4. Anonymer Bericht

Das Whistleblower-Gesetz sieht nicht vor, dass anonyme Meldungen abgegeben werden können, und diejenigen, die solche Meldungen abgeben, genießen nicht den im Gesetz vorgesehenen Schutz. Es ist notwendig, die Einzelheiten des Hinweisgebers in der Meldung anzugeben, um eines der Grundprinzipien – Rückmeldung – zu gewährleisten. Es ist auch notwendig, die Identität des Whistleblowers zu kennen, um die im Gesetz vorgesehenen Schutzgarantien zu gewährleisten (um zu wissen, welche Person geschützt werden muss).

Wenn eine Person eine anonyme Meldung einreicht, wird die SIA „RECK“ auf die möglichen Verstöße aufmerksam, aber der Person werden keine Schutzgarantien gewährt.

2.5. Identität und Schutz von Whistleblowern

SIA „RECK“ oder jede andere Stelle, bei der der Whistleblower eine Beschwerde über einen Verstoß eingereicht hat, darf dem Whistleblower und seinen Angehörigen keine nachteiligen Folgen (Repressionen) wegen des Whistleblowers auferlegen, wenn der Whistleblower eine Beschwerde gemäß Artikel 4 des Whistleblowergesetzes eingereicht hat.

Das Whistleblower-Gesetz sieht in Artikel 10 die folgenden Schutzgarantien vor:

Identitätsschutz;
Schutz vor nachteiligen Folgen für Whistleblowing;
Staatliche Prozesskostenhilfe (staatliche Prozesskostenhilfe wird einem Whistleblower auf seinen Antrag hin gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über staatliche Prozesskostenhilfe auf der Grundlage der vom Whistleblower vorgelegten Unterlagen sowie gegebenenfalls der Stellungnahme der Kontaktstelle für Whistleblower und ohne Bewertung der Vermögensverhältnisse und des Einkommens der Person gewährt);
Befreiung von der Zahlung von Gerichtskosten in Zivilverfahren und von staatlichen Gebühren in Verwaltungsverfahren vor Gericht;
Vorübergehender Schutz in Zivil- und Verwaltungsverfahren vor Gericht;
Befreiung von der gesetzlichen Haftung;
Angemessene Entschädigung für Verluste oder Personenschäden, einschließlich moralischer Schäden;
Beratungen zu Ihrem Rechtsschutz.

SIA „RECK“ kann, falls erforderlich, auch andere Schutzmaßnahmen ergreifen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind.

Nach Eingang eines Hinweises wird dieser gesondert registriert (unter Angabe der Registrierungsnummer und der Identifikationsnummer), die persönlichen Daten des Einreichers werden pseudonymisiert (verschlüsselt). Außerdem haben der Hinweisgeberbericht und die ihm beigefügten Materialien den Status von Informationen mit beschränktem Zugang. In der Regel werden Whistleblower-Meldungen bei der Büroleiterin aufbewahrt. Wird die Meldung in Papierform eingereicht, wird sie in einem separaten Ordner in einem verschlossenen Raum aufbewahrt. Wird die Meldung elektronisch eingereicht, befindet sie sich auf dem Computer der Büroleiterin in einem separaten Ordner, auf den nur die Büroleiterin Zugriff hat. Die personenbezogenen Daten des Whistleblowers dürfen nur an Personen (Institutionen) weitergegeben werden, die sie für die Prüfung der Meldung des Whistleblowers oder eines auf ihrer Grundlage eingeleiteten Verstoßverfahrens oder für den Schutz des Whistleblowers oder seiner Angehörigen benötigen.

EINREICHUNG UND PRÜFUNG VON WHISTLEBLOWER-MELDUNGEN

3.1. Wie kann ich eine Whistleblower-Meldung einreichen?

Ein Whistleblower kann eine Meldung über einen Verstoß über das interne Hinweisgebersystem auf folgende Weise einreichen:

Durch Ausfüllen des Formulars für die Meldung von Missständen, handschriftliche Unterzeichnung und Übergabe an die auf dem Formular angegebene Person;
Durch Ausfüllen des Formulars für die Meldung eines Whistleblowers und Senden an die E-Mail-Adresse der im Formular angegebenen Person unter Verwendung einer sicheren elektronischen Signatur;
Mündliche Übermittlung von Informationen an die Büroleiterin, die entsprechend schriftlich festgehalten werden.

Beim Ausfüllen des Meldeformulars muss der Whistleblower klare und durchdachte Angaben machen, einschließlich

der Identität des Whistleblowers;
einer Beschreibung des Verstoßes unter Nennung konkreter Fakten;
Informationen über natürliche oder juristische Personen, bei denen Grund zu der Annahme besteht, dass sie an der Begehung dieses Verstoßes beteiligt sind;
der Art und Weise, in der die Informationen erlangt wurden – bei der Ausübung von Arbeitspflichten oder bei der Begründung von Rechtsbeziehungen im Zusammenhang mit der Ausübung von Arbeitspflichten;
ob dieser Verstoß bereits zuvor gemeldet wurde.

Es ist wichtig, so viele detaillierte Informationen wie möglich zu liefern und die Fakten und Namen der Personen anzugeben. Es ist auch wichtig, Kopien von Dokumenten beizufügen, die die Person besitzt. Andere Beweise (z. B. Fotos, Kopien von E-Mail-Korrespondenz) können ebenfalls beigefügt werden, wenn die Person über solche Beweise verfügt und diese helfen können, auf den Verstoß zu reagieren.

Gemäß Abschnitt 4 des Whistleblower-Gesetzes ist es einer Person nicht untersagt, eine Whistleblower-Meldung zu machen:

Bei der Staatskanzlei, über die Kontaktstelle für Whistleblower (trauksmescelejs.lv) oder über eine Vereinigung oder Stiftung, einschließlich einer Gewerkschaft oder eines Verbands;
durch Kontaktaufnahme mit der zuständigen Behörde.

Es ist einer Person auch nicht untersagt, durch öffentliche Bekanntgabe von Informationen zu alarmieren, aber in diesem Fall müssen die Anforderungen von § 4 Teil 2 des Alarmierungsgesetzes beachtet werden.

3.2. Umgang mit Meldungen von Whistleblowern

Verantwortlich für die Entgegennahme und Prüfung von Meldungen (Whistleblowing-Ansprechpartner von SIA „RECK“) ist die Büroleiterin von SIA „RECK“, ggf. in Absprache mit dem Vorstand und/oder dem Verwaltungsleiter von SIA „RECK“. SIA „RECK“ gewährt der Büroleiterin den gleichen rechtlichen Schutz wie Hinweisgebern. Erforderlichenfalls kann sich die Büroleiterin auch an die Staatskanzlei oder zuständige Institutionen wenden.

Personen, die den Bericht des Whistleblowers überprüfen können, weigern sich aufgrund eines Interessenkonflikts, den Bericht zu überprüfen.

Innerhalb von sieben Tagen wird geprüft, ob die Meldung prima facie den im Gesetz festgelegten Kriterien für die Meldung von Missständen entspricht, und es wird entschieden, ob die Meldung als Meldung eines Whistleblowers anerkannt wird.

Der Einreicher der Meldung wird innerhalb von drei Tagen nach der Entscheidung informiert.

Innerhalb von drei Monaten wird der Einreicher des Berichts darüber informiert, wie sein Bericht in der Sache geprüft wurde.

Die wichtigsten Verfahren zur Bewertung des Berichts:

Allgemeine Berichtsprüfung (der Einreicher wird überprüft und ob alle Felder des Berichtsformulars ausgefüllt wurden);
Untersuchung des Verstoßes (es wird eine Untersuchung des Verstoßes, seiner Art, seiner Auswirkungen auf SIA „RECK“ und die allgemeinen Interessen der Gesellschaft sowie der Folgen des Verstoßes durchgeführt);
Auswahl einer Maßnahme nach Prüfung des Berichts (im Falle eines Verstoßes wird die am besten geeignete Maßnahme gewählt);
Mitteilung des Endergebnisses an den Einreicher des Berichts.

Die Meldung des Whistleblowers wird sorgfältig und verantwortungsbewusst geprüft. Die Maßnahmen der SIA „RECK“ nach Prüfung der Meldung werden individuell festgelegt.